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Getting things done – Diese Apps und Tools machen den Arbeitsalltag produktiver

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Unser neues Lieblingswort: prokrastinieren. Was früher die Kaffeemaschine war, sind heute Facebook & Co. oder unser E-Mail-Postfach. Es quillt über und jede Mail scheint DIE neue wichtige Nachricht zu sein. Gleichzeitig arbeiten wir mit vielen unterschiedlichen Programmen, sind ständig in Interaktion. Sich da gut zu konzentrieren ist nicht leicht – kann aber mit diesen Apps und Tools gelingen. Überraschung: Nicht alle sind digitale Helferlein.

Diese Apps und Tools helfen nicht nur, bei der Arbeit konzentriert zu bleiben, sondern erleichtern auch unser digitales Leben. Manchmal muss man sich erst mit ihnen beschäftigen, damit sie sich sinnvoll anwenden lassen. Dann will man sie aber nicht mehr missen:

Ablagesystem

Besonders beliebt ist hier Evernote, mit dem sich die Ablage digitalisieren lässt. Es lässt sich auf allen Betriebssystemen und Geräten einsetzen, synchronisieren und mit anderen teilen. Mit der Basic-Version lässt sich bereits gut arbeiten, Plus und Premium bieten wichtige Funktionen wie die Passwort-Sperre in mobilen Apps und die Präsentationserstellung.

Anti-Prokrastination

Wer sich immer wieder von Facebook, Buzzfeed etc. ablenken lässt, kann das durch die App Anti-Social verhindern. Sie sorgt dafür, dass man die von selbst gesperrten Seiten für einen definierten Zeitraum nicht besuchen kann. Kosten: ab 15 Dollar.

Brainstorming:

Mit Mural.ly lassen sich online Ideen sammeln und bearbeiten. Es funktioniert intuitiv und lässt sich am Desktop und Tablet einsetzen. Ein Abonnement startet bei 29 Dollar pro Monat für drei Benutzer.

Konzeption

Bei der Konzeption neuer Projekte braucht man gute Tools zur Ideenfindung, zum Beispiel MindMaps. Digital gibt es dafür Xmind. Das Programm ist webbasiert, es gibt Vorlagen oder individuelle Übersichten. Die einzelnen Äste lassen sich auch mit Terminen, Prioritäten und Fortschrittsangaben versehen. Somit lässt es sich auch als Projektmanagement-Tool verwenden, zumal es sich in MS Excelexportieren lässt. Da es sich um ein OpenSource-Projekt handelt, ist es kostenlos, ein Upgrade auf XMind Pro ist möglich und sinnvoll, wenn man es in MS Project integrieren, präsentieren und den Brainstorming-Modus nutzen möchte.

Merklisten

Auch wenn der ein oder andere das reale Durchstreichen immer noch zu schätzen weiß, gibt es hier eine ganze Reihe Apps, mit denen sich To-do-Listen verwalten lassen:

  • Wunderlist eignet sich zum gemeinsamen Führen und Bearbeiten von Listen. Es läuft auf gängigen Betriebssystemen, auf PC genauso wie auf Smartphones wie Tablets, und gehört mittlerweile zu Microsoft.
  • TeuxDeux ist im Grunde ein digitaler Tages- bzw. Wochenplaner. Auch wiederkehrende Termine lassen sich eintragen. Die App ist bewusst schlicht gehalten und lässt sich via Desktop und App (nur iOS) verwenden.

Passwörter zentral speichern

Sicher sollen sie sein, sich aber auch gut merken lassen. Beides geht irgendwie nicht immer zusammen, also speichert man Zugänge im Browser, in einer Datei oder notiert sie auf Zetteln. Suboptimal. Die App 1Passwort von AgileBits nimmt einem die Arbeit ab und speichert alle Passwörter und Logins im virtuellen Tresor. Sie läuft auf Macs, unter Windows, iOS und Android. Preise variieren und fangen bei knapp 35 Dollar an.

Projektmanagement

Das webbasierte Programm Trello erleichtert die Projektplanung für Selbstständige, Netzwerke und kleine Unternehmen. Sie ist ausreichend komplex und leicht genug, um sich gut einarbeiten zu können. Für größere Unternehmen lohnt sich ein Upgrade auf Business Class bzw. Enterprise, um größere Sicherheit zu erhalten und Zugangsberechtigungen verwalten zu können. Für iOS und Android bietet Trello auch eine App.

Zeitwächter

Um eine gute Mischung aus konzentrierter Arbeit und kurzen sowie längeren Pausen hinzubekommen, empfiehlt sich zum Beispiel die Pomodoro-Technik. Dabei wird die Arbeit in 25-Minuten-Sequenzen unterteilt. Nach 25 Minuten Arbeit folgen 5 Minuten Pause, nach vier Einheiten eine längere. Im Web findet sich statt des vorgeschlagenen Küchenweckers der TomatoTimer.

Zusammenarbeit

Das mittlerweile von Microsoft übernommene Social Network Yammer gehört zur Office-365-Familie und kann so leicht in die tägliche Arbeit integriert werden. Der Vorteil liegt sicher in der Anbindung zur Office-Welt sowie der zu SharePoint.

Neben den hier genannten Tools gibt es noch eine ganze Reihe anderer digitaler (und auch analoger) Werkzeuge, die die Arbeit erleichtern und helfen, Dinge wirklich zu erledigen. Dabei kommt es immer auch darauf an, was einem selbst gefällt oder womit die meisten Kollegen arbeiten. In großen Unternehmen hat man selten die Wahl – und die Beraterin aus dem IT-Bereich braucht andere Programme als ein Designer. Auch Preis, Betriebssystem und Sicherheitsfragen spielen eine Rolle.

Welche Apps und Tools sind aus Ihrem Alltag nicht mehr wegzudenken?

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