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Die E-Mail-Flut bewältigen – So werde ich Chef meines Postfachs

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Wie viele sind es bei Ihnen? 50, 100 oder mehr E-Mails, die jeden Tag in Ihrem Postfach landen? Und Hand aufs Herz: Welche davon sind wirklich wichtig und müssen beachtet werden? Wenn jede E-Mail nur 15 Sekunden unserer Aufmerksamkeit benötigt, sind das bei 100 E-Mails schon 25 Minuten.

25 Minuten also, die wir nur mit dem Sortieren von Informationen verbringen, bearbeitet sind sie damit ja noch nicht. Außerdem bleibt es meist ja nicht bei den 15 Sekunden. Wir werden aus unseren eigentlichen Aufgaben herausgebracht und müssen uns dann wieder neu konzentrieren. Nun sind ja Kommunikation und Information sinnvoll und wichtig. Nur – wie lässt sich das Ganze besser organisieren?

Hier eine Auswahl an technischen Lösungen:

  • Slack: Die Anwendung, die auf allen wichtigen Geräten läuft, erleichtert die Bürokommunikation, in dem sie interne Mails überflüssig macht. Mitarbeiter schicken sich einfach keine Mails mehr hin und her, sondern besprechen alles Wichtige in Slack. Es lassen sich Kanäle einrichten, in denen festgelegte Personen miteinander sprechen. Direkte Kommunikation ist ebenfalls möglich. Dienste wie Twitter, Dropbox und Trello lassen sich einfach integrieren. Die Suche funktioniert sehr gut. Geeignet ist Slack für kleine bis mittlere Unternehmen. Ein Basis-Account ist kostenlos, der Standard liegt bei sechs Dollar pro Monat und Benutzer, ein Plus-Account schlägt mit 15 Dollar zu Buche. Nachteil: Die Kommunikation ist auf englisch und bezahlt werden kann nur mit Kreditkarte. Außerdem läuft die Kommunikation auf externen Servern.
  • Verse: IBM hat sich bei der Entwicklung von Verse hingesetzt und das Konzept Design Thinking für den Nachfolger von iNotes konsequent angewandt: Entwicklung eines neuen Produkts aus der Sicht von Anwendern und deren Bedürfnissen. Herausgekommen ist ein Tool, mit dem sich die E-Mail-Flut bewältigen lassen soll. Noch befindet es sich in der Beta-Phase, erste Feedbacks sind positiv. Es ist für Unternehmen jeder Größe geeignet und überzeugt durch eine gute Benutzeroberfläche und die Rückkehr zum Wesentlichen. Wenn man alle E-Mails konsequent mit Verse bearbeitet, lassen sich diese in Team-Blogs integrieren, Wiedervorlagen sowie To-dos erstellen und durch die sehr gute Suche Inhalte schnell wiederfinden.
  • Outlook/andere E-Mail-Programme: Auch mit den Klassikern Outlook und Thunderbird lässt sich mit den E-Mails effizient umgehen, indem man zum Beispiel Ordner nutzt, Regeln und Filter erstellt. Allerdings kann dies manchmal dazu führen, dass die Komplexität nicht immer erleichtert wird.

 

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Ein Traum? Inbox Zero!

Technische Lösungen können eine gute Hilfe sein. Allerdings helfen bereits ein paar einfache Regeln, um das E-Mail-Fach auf Inbox Zero, also leer, zu bekommen:

  • Aussortieren: Gehen Sie einfach alle Newsletter und Benachrichtigungen durch, die Sie automatisch erhalten. Kündigen Sie Abonnements und lassen Sie sich aus Presseverteilern austragen, die Sie nicht interessieren. Die, die Sie behalten wollen, leiten Sie an eine E-Mail-Adresse (zum Beispiel: Lese.Stoff@gmail.com), die Sie dann gezielt abrufen, um sich auf dem neuesten Stand zu halten. Alle, die Sie dann immer noch nicht lesen, sollten Sie abbestellen. Die Erfahrung zeigt: Informationen, die einen wirklich interessieren, findet man bei Bedarf auch schnell.
  • Ordnen: Zugegeben, es scheint auch eine Typfrage zu sein, ob man seine E-Mails in Ordner einsortiert oder ob man diese in einem großen Postfach auflaufen lässt. Spätestens dann, wenn man mehrere E-Mail-Adressen verwalten muss, wird es schnell unübersichtlich. Hier hilft es, die Ordnerstruktur zu vereinfachen. Also statt vieler Ordner nur drei bis vier, zum Beispiel: Zu erledigen, Zu Lesen, Rechnungen.
  • Feste Zeitpunkte zum E-Mail-Checken: Der Autor und Unternehmer Timothy Ferriss schreibt in seinem Buch „Die 4-Stunden-Woche“, dass er seine Mails nur noch ein Mal pro Woche checkt. Das werden die meisten von uns nicht hinbekommen – und vielleicht auch gar nicht wollen. Feste Zeitpunkte lassen sich aber tatsächlich einrichten, zum Beispiel morgens oder kurz vor der Mittagspause.
  • Ein Account für alle E-Mail-Adressen: Wenn alle Mails in einen Account zusammenlaufen, braucht man nicht mehr nacheinander alle Accounts einzeln abzurufen. Auch das reduziert Komplexität. Hier muss allerdings technisch gelöst werden, dass mit unterschiedlichen Adressen geantwortet werden kann. Wie das geht, können Sie sich in diesem Video anschauen.
  • Sofort bearbeiten, ordnen oder weiterleiten: Thomas Mangold empfiehlt auf seinem Blog selbst-management.biz, bei jeder E-Mail nach folgendem Prinzip vorzugehen: Was sich in zwei Minuten bearbeiten lässt, wird sofort bearbeitet. Zu den zwei Minuten gehören auch das Lesen und Bearbeiten. Was weniger als fünf Minuten dauert, kommt in den „Später erledigen“-Ordner. Alles, was länger dauert, wird an Evernote/OneNote weitergeleitet und kommt dort auf die „To-do-Liste“.

Mit diesen Tools und Anwendungen sollte es auf jeden Fall leichter möglich sein, der E-Mail-Flut wieder Herr zu werden – und nicht in einem vollen Postfach zu ertrinken. Eine gelassenere Haltung kann allerdings auch helfen. Solange die Suchfunktion funktioniert und alles gefunden wird, kann auch ein volles Postfach effizient zu verwalten sein.

Alle Kommentare ausblenden (2)
Maren Martschenko
08.10.2015 13:33 Uhr

Seit einigen Wochen ist das Prinzip „Inbox Zero“ Wirklichkeit. Dafür musste ich mich selbst etwas disziplinieren, aber nun gelingt es. Es ist im Grunde ganz einfach: In Outlook habe ich eine gute Ordnerstruktur, wo ich Sachen leicht wiederfinden. Nach den vier Ds „do, delegate, dump, date“ gehe ich die Emails durch. Aufgaben die ich nicht sofort erledigen kann, bekommen einen Termin und wenn sie eine Aktivität auf meiner Seite erfordern setze ich sie auf meine Teux-deux-Liste. Ist absehbar, dass die Erledigung mindestens eine halbe Stunde erfordern wird, wird die Aufgabe in meinen Kalender eingetragen.
Der große Vorteil ist, dass ich nicht nur auf einen leeren Blick auf den Posteingang habe, sondern auch viel weniger vergesse, weniger last-minute-Projekte habe und mir nicht mehr zu viel aufbürde.
Das Einführen der „Zero Inbox“ ist ein wesentlicher Baustein für mein Jahrescredo „Märchenhaft gut organisiert“ und meinem beruflichen Motto „entspannt erfolgreich“.

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Ute Blindert
30.11.2015 13:15 Uhr

Liebe Maren,

danke für deinen Input! Für diesen Artikel habe ich mich selbst auch sehr ernsthaft mit dem Konzept Inbox Zero auseinander gesetzt. Ich bin lange noch nicht am Ziel;-)) Es hat aber dazu geführt, dass ich mich von sehr vielen Newslettern befreit habe und sich so schon viel leichter anfühlt.

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